ฟีเจอร์ Saved Reports ช่วยให้คุณบันทึกการกำหนดค่าตัวกรองและคอลัมน์ที่ต้องการเป็นพรีเซ็ต วิธีนี้ช่วยประหยัดเวลาโดยให้คุณโหลดมุมมองรายงานที่ใช้บ่อยที่สุดได้ทันที นอกจากนี้ การกำหนดค่าที่บันทึกไว้เหล่านี้จะแชร์ไปทั่วองค์กรของคุณ ซึ่งหมายความว่าผู้ดูแลระบบคนใดก็ตามสามารถเข้าถึงการตั้งค่าได้โดยไม่ต้องสร้างใหม่ ช่วยให้ทีมของคุณใช้เวลาน้อยลงในการกำหนดค่ารายงานและเพิ่มเติมเวลาในการเข้าถึงข้อมูลที่มีคุณค่า
คุณยังสามารถกำหนดการส่งรายงานเหล่านี้ให้คุณหรือสมาชิกในทีมอื่นๆ ผ่านอีเมลแบบอัตโนมัติเป็นประจำ ซึ่งช่วยให้เข้าถึงข้อมูลสำหรับการตรวจสอบธุรกิจประจำไตรมาส (QBRs) หรือการตรวจสอบรายเดือนได้ง่ายโดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบแพลตฟอร์ม ELSA Business
หมายเหตุ: ฟีเจอร์นี้ใช้ได้กับ รายงานทั้งหมด ในหน้า Insights (Reporting)
1. ปรับแต่งมุมมองรายงานของคุณ
ก่อนบันทึกรายงาน คุณต้องตั้งค่าข้อมูลให้เป็นไปตามที่คุณต้องการ
นำทางไปที่แท็บ Insights บนเมนูทางด้านซ้าย และเลือกประเภทรายงานที่คุณต้องการดู (เช่น Overall Report)
ตั้งค่าตัวกรอง: คลิกปุ่ม Filter เพื่อกำหนดพารามิเตอร์ เช่น Date Range (เช่น 7, 30, 60 หรือ 90 วัน) Team หรือ Learner Status จากนั้นคลิก Apply
เลือกคอลัมน์: คลิกปุ่ม Columns เพื่อปรับแต่งตาราง ทำเครื่องหมายหรือยกเลิกเครื่องหมายช่องให้แสดงจุดข้อมูลเฉพาะ เช่น "Total Study Time" หรือ "Overall Assignment Score"
2. บันทึกการกำหนดค่า
เมื่อรายงานของคุณดูถูกต้อง ให้บันทึกมุมมองนี้เพื่อใช้ในอนาคต
คลิกปุ่ม Saved Reports ที่มุมบนขวาของตาราง
เลือก + Save Current Filters จากเมนู
ในหน้าต่าง "Save Current Report View" ให้ป้อนชื่อรายงานที่อธิบายได้ (เช่น "Weekly Progress - Team A")
3. กำหนดการส่งอีเมลแบบอัตโนมัติ (ทางเลือก)
คุณสามารถระบบอัตโนมัติการส่งรายงานนี้เพื่อให้มาถึงกล่องขาเข้าของคุณโดยอัตโนมัติ ในหน้าต่างบันทึก ให้เปิดสวิตช์สำหรับ Schedule for automatic email delivery
กำหนดการตั้งค่าต่อไปนี้:
Recipients: เลือกสมาชิกในทีมที่ควรได้รับรายงานนี้จากรายการดรอปดาวน์
Frequency: เลือกความถี่ในการส่งรายงาน (รายวัน, รายสัปดาห์, รายเดือน หรือรายไตรมาส)
Starting Date: เลือกวันที่คุณต้องการให้รายงานฉบับแรกถูกส่งมา
Delivery Time & Timezone: ตั้งค่าเวลาเฉพาะและโซนเวลาเฉพาะของคุณสำหรับการมาถึงของอีเมล หมายเหตุ: ระบบนี้ให้ UI พร้อมเวลาส่งที่แนะนำตามโซนเวลาที่คุณเลือกเพื่อช่วยคุณหลีกเลี่ยงการดึงข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์
Reporting Period: เลือกว่าข้อมูลในแต่ละรายงานควรย้อนกลับไปไกลแค่ไหน คุณสามารถเลือกช่วงเวลาที่เปลี่ยนแปลงได้ เช่น สัปดาห์ปฏิทิน เดือน หรือไตรมาสที่ผ่านมา (ซึ่งครอบคลุมช่วงเวลาปฏิทินแบบเต็ม) หรือเลือก วันที่กำหนดเอง
Format: เลือกรูปแบบไฟล์ที่ต้องการ (CSV หรือ Excel)
4. เสร็จสิ้นและเข้าถึง
คลิก Save เพื่อเสร็จสิ้นกระบวนการ คุณจะเห็นข้อความ "Report saved successfully"
เมื่อต้องการเข้าถึงพรีเซ็ตของคุณในภายหลัง ให้คลิกปุ่ม Saved Reports ตารางที่ปรับปรุงแล้วจะแสดงชื่อรายงาน ผู้สร้าง วันที่แก้ไขครั้งสุดท้าย ความถี่ และเวลาส่งครั้งต่อไป
จากปุ่มการดำเนินการ คุณสามารถ Stop ตารางเวลา Clone Copy URL View Details/Edit หรือ Delete รายงานที่ไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไป
หมายเหตุสำคัญเกี่ยวกับการกำหนดการและข้อมูล
ตรรกะสำหรับการส่งรายวัน: รายงานจะทำงานในวันเดียวกันหากเวลาที่เลือกยังไม่ผ่านไป มิฉะนั้นจะทำงานในวันถัดไป
ตัวอย่าง: ที่เวลา 13:00 GMT+7 หากคุณกำหนดการรายงานพร้อมเวลาส่ง 18:00 GMT+7 รายงานจะถูกส่งวันนี้ หากคุณกำหนดการรายงานพร้อมเวลาส่ง 10:00 GMT+7 รายงานจะถูกส่งพรุ่งนี้
รายสัปดาห์/รายเดือน/รายไตรมาส: รายงานรายสัปดาห์ทำงานในวันอาทิตย์ รายงานรายเดือนทำงานในวันสุดท้ายของเดือน รายงานรายไตรมาสทำงานในวันสุดท้ายของแต่ละไตรมาส (31 มีนาคม 30 มิถุนายน 30 กันยายน 31 ธันวาคม)
ความล่าช้าของข้อมูลและการเตือนข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์: ข้อมูลรายงานอาจล่าช้าได้ถึง 24 ชั่วโมงเนื่องจากมีการดึงจากคลังข้อมูลของเรา หากช่วงเวลาการรายงานที่คุณขอรวมถึงวันก่อนหน้า และเวลาส่งของคุณอยู่ก่อนที่งานล้างข้อมูลรายวันจะเสร็จสิ้น UI จะแสดงการเตือนว่าวันสุดท้ายของข้อมูลของคุณอาจแสดงข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์ ขอแนะนำให้กำหนดการรายงานในเวลาที่ดีขึ้น (เช่น เวลา 19:00 แทนที่จะเป็น 15:00) เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดได้รีเฟรชแล้ว
เวลาประมวลผล: เวลา "Next Run At" ระบุเมื่อเซิร์ฟเวอร์เริ่มดึงข้อมูล ผู้รับอาจเห็นความล่าช้าสักสองสามนาทีขึ้นอยู่กับขนาดไฟล์